Regulamin świadczenia usług

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji internetowej ReplyBasis, służącej do organizacji i obsługi komunikacji z klientami, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, platform marketplace, serwisów społecznościowych, komunikatorów i czatu internetowego.
2. Usługodawcą jest:
   Gabor Grzybek Handel i Usługi

   NIP: 6372214433

   REGON: 389680743

   ul. Sosnowa 9/91, 32-310 Klucze

   e-mail: hello@replybasis.com
   dalej jako „Dostawca".
3. Usługa ReplyBasis jest przeznaczona wyłącznie do korzystania w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową. Dostawca nie zawiera Umów dotyczących korzystania z ReplyBasis z konsumentami w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
4. Klientem może być wyłącznie podmiot, który będzie bezpośrednio korzystał z Usługi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową. Klient jest zobowiązany do podania prawdziwych, kompletnych i aktualnych danych identyfikacyjnych, adresowych i rozliczeniowych oraz ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowość. Rejestracji w imieniu Klienta może dokonać osoba uprawniona do działania w jego imieniu.
5. Klient nie może zawrzeć Umowy ani utworzyć Organizacji wyłącznie w celu udostępnienia lub odsprzedaży Usługi innemu podmiotowi, chyba że Dostawca wyrazi na to uprzednią wyraźną zgodę.
6. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem Umowy w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.
7. Integralną częścią Regulaminu są:
   1. Załącznik nr 1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA);
   2. Załącznik nr 2 – Środki techniczne i organizacyjne (TOM);
   3. Załącznik nr 3 – Eksport danych, zmiana dostawcy i subprocesorzy.

Na potrzeby Regulaminu:

1. Klient – podmiot, który zawiera z Dostawcą Umowę.
2. Organizacja – przestrzeń robocza Klienta w ReplyBasis.
3. Użytkownik – osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z Organizacji.
4. Administrator Organizacji – Użytkownik posiadający uprawnienia do zarządzania Organizacją, Użytkownikami, Integracjami i Planem.
5. Usługa – aplikacja ReplyBasis wraz z udostępnianymi funkcjami.
6. Plan – wariant Usługi określający jej cenę, zakres funkcji i ewentualne limity.
7. Cennik – aktualna oferta Planów przedstawiana na stronie ReplyBasis lub w aplikacji przed dokonaniem zakupu.
8. Integracja – połączenie ReplyBasis z zewnętrzną usługą, w szczególności skrzynką e-mail, platformą marketplace, serwisem społecznościowym, komunikatorem lub API.
9. Usługa Zewnętrzna – usługa podmiotu trzeciego wykorzystywana przez Klienta lub współpracująca z ReplyBasis.
10. Rozmowa – wątek, zgłoszenie lub inna jednostka komunikacji rozliczana w ramach danego Planu zgodnie z zasadami prezentowanymi w Cenniku.
11. Asystent AI – funkcjonalność wykorzystująca sztuczną inteligencję do analizy komunikacji, tłumaczenia, przygotowywania propozycji odpowiedzi lub innych działań wspierających Użytkownika.
12. Dane Klienta – wiadomości, kontakty, pliki, ustawienia, notatki, szablony i inne informacje wprowadzone lub zsynchronizowane w ramach Organizacji.
13. Okres Rozliczeniowy – okres, za który Klient wykupuje dostęp do odpłatnego Planu.

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia Organizacji i zaakceptowania Regulaminu przez osobę działającą w imieniu Klienta.
2. Osoba tworząca Organizację oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta.
3. Korzystanie z Usługi wymaga:
   1. urządzenia z dostępem do Internetu;
   2. aktualnej przeglądarki internetowej;
   3. obsługi JavaScript i niezbędnych plików cookies;
   4. aktywnego adresu e-mail;
   5. w przypadku Integracji – posiadania odpowiednich uprawnień do zewnętrznego konta lub usługi.
4. Każdy Użytkownik powinien korzystać z własnego Konta.
5. Klient odpowiada za prawidłowe nadawanie i odbieranie uprawnień Użytkownikom oraz za działania osób, którym umożliwił korzystanie z Organizacji.
6. Dane dostępowe powinny być chronione przed osobami nieuprawnionymi. Podejrzenie przejęcia Konta lub nieautoryzowanego dostępu należy niezwłocznie zgłosić Dostawcy.
7. Dostawca może czasowo zablokować Konto lub sesję, jeżeli jest to konieczne dla ochrony bezpieczeństwa Klienta, Usługi lub innych osób.
8. Korzystanie z usług internetowych wiąże się w szczególności z ryzykiem phishingu, przejęcia danych uwierzytelniających, złośliwego oprogramowania, niebezpiecznych załączników oraz nieuprawnionego dostępu. Dostawca stosuje zabezpieczenia ograniczające te ryzyka, jednak Klient powinien również stosować aktualne oprogramowanie i odpowiednio chronić swoje Konta i urządzenia.

1. Dostawca może oferować bezpłatny Okres Próbny. O ile oferta nie stanowi inaczej, trwa on 14 dni i nie wymaga podawania karty płatniczej.
2. Okres Próbny nie przekształca się automatycznie w odpłatny Plan, chyba że przy jego uruchamianiu Klient wyraźnie zaakceptował inne zasady.
3. Po zakończeniu Okresu Próbnego dalsze korzystanie z odpłatnych funkcji wymaga wykupienia Planu.
4. Jeden Klient może co do zasady skorzystać z jednego Okresu Próbnego. Zabronione jest tworzenie kolejnych kont wyłącznie w celu obchodzenia tego ograniczenia.
5. Aktualne ceny, funkcje, liczby Użytkowników, limity Rozmów, limity Integracji i długości Okresów Rozliczeniowych określa Cennik przedstawiony Klientowi przed zakupem.
6. Ceny dla Klientów biznesowych są cenami netto, do których doliczany jest VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
7. Opłata jest pobierana z góry za wybrany Okres Rozliczeniowy.
8. Płatność może być obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności, w szczególności PayU.
9. Jeżeli Klient nie uruchomił wyraźnie płatności cyklicznej, Dostawca nie pobiera automatycznie opłaty za kolejny Okres Rozliczeniowy.
10. Jeżeli w przyszłości udostępniona zostanie płatność cykliczna, jej uruchomienie będzie wymagało wyraźnej zgody Klienta. Klient będzie mógł ją wyłączyć przed kolejnym obciążeniem.
11. Brak zapłaty za kolejny okres może skutkować zawieszeniem odpłatnych funkcji.
12. Rozwiązanie lub wygaśnięcie Umowy nie powoduje umorzenia należności powstałych wcześniej.
13. Opłata za Plan obejmuje wyłącznie korzystanie z ReplyBasis. Ewentualne opłaty pobierane przez zewnętrzne usługi połączone z ReplyBasis Klient ponosi we własnym zakresie, chyba że oferta stanowi inaczej.

1. Limity wykorzystania Usługi są określone w Cenniku.
2. Dane techniczne zapisane przez system ReplyBasis stanowią podstawę ustalania wykorzystania limitów, w szczególności liczby Użytkowników, Integracji i Rozmów.
3. Po osiągnięciu limitu Dostawca może:
   1. ograniczyć możliwość korzystania z funkcji objętej limitem;
   2. umożliwić dokupienie dodatkowego limitu;
   3. zaproponować zmianę Planu.
4. Przekroczenie limitu nie powoduje automatycznego naliczenia dodatkowej opłaty bez wcześniejszego przedstawienia jej Klientowi.
5. Przejście na wyższy Plan może nastąpić od razu, zgodnie z rozliczeniem przedstawionym przed zatwierdzeniem zmiany.
6. Przejście na niższy Plan może obowiązywać od kolejnego Okresu Rozliczeniowego.
7. Dostawca może zmieniać ceny. Nowa cena nie wpływa na już opłacony Okres Rozliczeniowy.
8. Dostawca może prowadzić promocje, udzielać rabatów lub oferować dodatkowe bezpłatne okresy.
9. Warunki promocji są przedstawiane przed skorzystaniem z niej. Promocje nie łączą się, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.
10. Przyznanie promocji określonej grupie Klientów nie oznacza obowiązku udostępnienia jej pozostałym Klientom.

1. Klient może łączyć ReplyBasis z obsługiwanymi Usługami Zewnętrznymi.
2. Klient odpowiada za posiadanie odpowiednich praw i uprawnień do podłączanego konta.
3. Dostawca nie jest operatorem Usług Zewnętrznych i nie ma pełnej kontroli nad ich działaniem.
4. Działanie Integracji może zależeć od:
   1. dostępności zewnętrznego API;
   2. limitów operatora;
   3. zmian regulaminów lub zasad technicznych zewnętrznego dostawcy;
   4. uprawnień nadanych przez Klienta;
   5. awarii lub zakończenia działania zewnętrznej usługi.
5. Dostawca może zmienić, ograniczyć lub zakończyć Integrację, jeżeli jest to konieczne wskutek zmian technicznych, prawnych, bezpieczeństwa lub decyzji operatora Usługi Zewnętrznej.
6. Jeżeli z przyczyn zależnych od Dostawcy trwale zniknie podstawowa funkcja istotna dla opłaconego Planu, Dostawca zaproponuje rozsądne rozwiązanie zastępcze, odpowiednie rozliczenie albo zwrot niewykorzystanej części opłaty.
7. Informacja o wysłaniu wiadomości przez ReplyBasis nie oznacza gwarancji jej końcowego dostarczenia przez zewnętrzną platformę, serwer pocztowy lub operatora komunikatora.

1. ReplyBasis może wykorzystywać funkcje sztucznej inteligencji do wspierania Użytkowników.
2. Funkcje wykorzystujące AI są odpowiednio oznaczane w interfejsie Usługi.
3. Asystent AI może w szczególności:
   1. analizować kontekst rozmowy;
   2. tłumaczyć wiadomości;
   3. proponować odpowiedzi;
   4. klasyfikować komunikację;
   5. wspierać automatyzacje.
4. Treści generowane przez AI mogą być niepełne, nieaktualne lub błędne. Użytkownik powinien je zweryfikować przed wykorzystaniem, jeżeli ich prawidłowość ma znaczenie dla Klienta lub osoby trzeciej.
5. Odpowiedzi AI nie stanowią profesjonalnej porady prawnej, podatkowej, medycznej ani innej specjalistycznej porady.
6. Jeżeli funkcja wymaga zatwierdzenia treści przed wysłaniem, decyzję o jej wysłaniu podejmuje Użytkownik.
7. Jeżeli Dostawca udostępni funkcję automatycznego wysyłania treści generowanej przez AI, funkcja taka wymaga odrębnego uruchomienia przez Klienta i może zostać przez niego wyłączona.
8. AI może wykorzystywać treść rozmów, instrukcje, szablony i inne informacje należące do Organizacji w celu wygenerowania odpowiedzi dla tej Organizacji.
9. Dostawca nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania ogólnych modeli AI przeznaczonych dla innych klientów, chyba że Klient wyrazi na to odrębną zgodę.
10. Dostawca wymaga analogicznego ograniczenia od dostawców AI przetwarzających Dane Klienta w jego imieniu, w zakresie wynikającym z zawartych z nimi umów.

1. Dostawca może udostępniać funkcje oznaczone jako BETA, „testowe", „eksperymentalne" lub podobnie.
2. Funkcje takie mogą:
   1. być niekompletne;
   2. działać niestabilnie;
   3. ulegać częstym zmianom;
   4. zostać wyłączone.
3. Funkcje BETA są udostępniane w celu testowania i rozwoju Usługi i nie są objęte gwarantowanym SLA.
4. Usunięcie funkcji BETA nie stanowi ograniczenia podstawowego zakresu Planu, chyba że funkcja została wyraźnie sprzedana Klientowi jako jego stały element.
5. Postanowienia dotyczące ochrony i poufności danych obowiązują również wobec funkcji BETA.

1. Klient korzysta z Usługi zgodnie z jej normalnym przeznaczeniem, którym jest obsługa komunikacji przedsiębiorstwa.
2. Określenie „bez limitu" w Cenniku oznacza brak ustalonego liczbowego limitu danej funkcji i nie oznacza prawa do korzystania z infrastruktury w sposób nieograniczony technicznie lub niezgodny z przeznaczeniem Usługi.
3. Za ponadstandardowe wykorzystanie można uznać w szczególności działania, które:
   1. powodują istotnie nieproporcjonalne obciążenie infrastruktury;
   2. polegają na masowym automatycznym generowaniu operacji niezwiązanych z normalną obsługą klienta;
   3. obejmują ponadstandardowo duży import danych historycznych;
   4. powodują wielokrotne automatyczne ponawianie zapytań lub synchronizacji;
   5. zagrażają stabilności Usługi dla innych Klientów.
4. W takim przypadku Dostawca może:
   1. skontaktować się z Klientem;
   2. zaproponować zmianę konfiguracji albo indywidualne warunki;
   3. ograniczyć częstotliwość lub priorytet najbardziej obciążających operacji;
   4. w ostateczności czasowo ograniczyć funkcję powodującą problem.
5. Dostawca nie nalicza z tego tytułu automatycznie dodatkowych opłat bez wcześniejszego uzgodnienia ich z Klientem.
6. Jeżeli sposób korzystania z Usługi stwarza bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa lub dostępności systemu, ograniczenie może zostać zastosowane niezwłocznie i bez wcześniejszego kontaktu z klientem.

1. Zabronione jest wykorzystywanie ReplyBasis do:
   1. działalności sprzecznej z prawem;
   2. spamu, phishingu lub oszustw;
   3. przesyłania malware;
   4. naruszania praw osób trzecich;
   5. prób przełamania zabezpieczeń;
   6. nieuprawnionego dostępu do innych Kont lub systemów;
   7. obchodzenia limitów Planu;
   8. celowego przeciążania infrastruktury;
   9. automatycznego pozyskiwania danych z aplikacji z pominięciem udostępnionych mechanizmów;
   10. odsprzedawania dostępu do Usługi bez zgody Dostawcy.
2. Klient odpowiada za zgodność z prawem komunikacji prowadzonej przy użyciu ReplyBasis.

1. Dostawca podejmuje rozsądne działania w celu zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa Usługi.
2. O ile Strony nie zawarły odrębnej umowy, Usługa nie jest objęta gwarantowanym poziomem dostępności SLA.
3. Dostępność może być czasowo ograniczona z powodu:
   1. konserwacji;
   2. aktualizacji;
   3. awarii;
   4. incydentu bezpieczeństwa;
   5. awarii infrastruktury lub Usługi Zewnętrznej;
   6. siły wyższej.
4. Planowane prace powodujące istotne ograniczenia będą w miarę możliwości komunikowane wcześniej.
5. Standardowe wsparcie obejmuje pomoc dotyczącą działania ReplyBasis.
6. Wsparcie nie obejmuje obowiązku:
   1. administrowania systemami Klienta;
   2. zarządzania kontami Klienta u innych dostawców;
   3. konfigurowania infrastruktury niezwiązanej bezpośrednio z ReplyBasis;
   4. wykonywania indywidualnych prac programistycznych.
7. Dodatkowa konfiguracja, migracja lub inne prace ponadstandardowe mogą być odpłatne wyłącznie po przedstawieniu Klientowi ich ceny.
8. Klient powinien współpracować przy diagnozie problemu i przekazać rozsądnie wymagane informacje, w szczególności opis błędu, czas jego wystąpienia lub zrzut ekranu.
9. „Priorytetowe wsparcie" oznacza pierwszeństwo obsługi zgłoszeń względem zgłoszeń standardowych. Nie oznacza określonego czasu rozwiązania problemu, chyba że Strony uzgodniły SLA.

1. Klient zachowuje prawa do swoich Danych Klienta.
2. Dostawca może wykorzystywać Dane Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do:
   1. świadczenia Usługi;
   2. realizacji poleceń Klienta;
   3. zapewnienia bezpieczeństwa;
   4. wykonania obowiązków prawnych.
3. Dostawca nie nabywa praw własności do korespondencji, kontaktów, dokumentów, szablonów ani innych treści Klienta.
4. Klient odpowiada za posiadanie podstawy prawnej pozwalającej mu przetwarzać dane umieszczane w ReplyBasis.
5. Strony zobowiązują się chronić informacje poufne otrzymane w związku z Umową.
6. Informacją poufną nie jest informacja:
   1. publicznie dostępna bez naruszenia Umowy;
   2. legalnie uzyskana z innego źródła;
   3. której ujawnienie jest wymagane prawem.
7. Dostawca może zbierać dane eksploatacyjne i telemetryczne dotyczące sposobu działania i wykorzystania Usługi w celu:
   1. zapewnienia bezpieczeństwa;
   2. ustalania wykorzystania limitów;
   3. diagnozowania błędów;
   4. rozwoju i optymalizacji Usługi.
8. Dane wykorzystywane do ogólnych analiz produktu są w miarę możliwości agregowane lub anonimizowane.
9. Dostawca nie wykorzystuje treści prywatnej korespondencji Klienta do niezwiązanego z Usługą marketingu.
10. Prawa do ReplyBasis, jego kodu, interfejsu, dokumentacji, znaków, grafiki i innych elementów Usługi należą do Dostawcy lub jego licencjodawców.
11. Klient otrzymuje niewyłączne i nieprzenoszalne prawo do korzystania z Usługi w okresie obowiązywania Umowy.
12. Dostawca może użyć nazwy handlowej i logo Klienta wyłącznie w celu poinformowania, że Klient korzysta lub korzystał z ReplyBasis, np. na liście klientów lub w portfolio.
13. Klient może w każdym momencie sprzeciwić się wykorzystaniu nazwy lub logo poprzez wiadomość na hello@replybasis.com. Po otrzymaniu sprzeciwu Dostawca zaprzestanie ich dalszego wykorzystywania w 14-dniowym terminie.
14. Wykorzystanie logo nie może sugerować rekomendacji lub partnerstwa wykraczającego poza fakt korzystania z Usługi.

1. Klient może przestać korzystać z Usługi w dowolnym momencie.
2. Jeżeli płatność nie jest cykliczna, wystarczy nie wykupywać kolejnego Okresu Rozliczeniowego.
3. Jeżeli Klient uruchomił płatność cykliczną, może ją wyłączyć na zasadach dostępnych w panelu.
4. Rezygnacja w trakcie już opłaconego okresu nie powoduje zwrotu jego niewykorzystanej części, chyba że:
   1. przepisy prawa stanowią inaczej;
   2. Dostawca postanowi inaczej;
   3. zwrot wynika z innego postanowienia Regulaminu.
5. Dostawca może zawiesić dostęp, jeżeli:
   1. upłynął opłacony okres;
   2. Klient istotnie narusza Regulamin;
   3. istnieje zagrożenie bezpieczeństwa;
   4. Usługa jest wykorzystywana bezprawnie;
   5. wymaga tego uprawniony organ.
6. W przypadku naruszenia, które można usunąć bez zagrożenia bezpieczeństwa, Dostawca co do zasady wyznaczy Klientowi co najmniej 7 dni na zaprzestanie naruszenia lub usunięcie jego skutków.
7. Dostawca może działać natychmiast w przypadku:
   1. oszustwa;
   2. phishingu;
   3. malware;
   4. ataku na system;
   5. poważnego zagrożenia danych;
   6. oczywiście bezprawnego wykorzystania Usługi.
8. Jeżeli naruszenie nie zostanie usunięte w wyznaczonym terminie, Dostawca może rozwiązać Umowę.
9. Niezależnie od powyższego Dostawca może zakończyć świadczenie Usługi z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.
10. Jeżeli Dostawca zakończy odpłatną Usługę bez przyczyny leżącej po stronie Klienta, zwróci proporcjonalną część opłaty za okres, w którym Usługa nie będzie świadczona.

1. Klient odpowiada we własnym zakresie za przeniesienie swoich danych do innego systemu, wybór systemu docelowego, jego konfigurację oraz przeprowadzenie importu danych.
2. Dostawca nie świadczy w ramach Usługi migracji danych do systemów podmiotów trzecich i nie jest zobowiązany w szczególności do:
   1. konfigurowania systemu docelowego;
   2. importowania do niego danych;
   3. dostosowywania lub mapowania danych do struktury wymaganego przez ten system;
   4. odtwarzania w innym systemie Integracji, automatyzacji, ustawień lub funkcjonalności ReplyBasis;
   5. zapewnienia kompatybilności eksportowanych danych z systemem wybranym przez Klienta;
   6. weryfikowania poprawności działania systemu docelowego po dokonaniu importu.
3. Na żądanie Klienta Dostawca umożliwia eksport Danych Klienta znajdujących się w ReplyBasis i podlegających eksportowi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w zakresie, w jakim ich eksport jest technicznie możliwy.
4. Dane posiadające strukturę umożliwiającą ich przedstawienie w formie tabelarycznej są udostępniane w formacie CSV.
5. Jeżeli ze względu na charakter określonych danych ich przedstawienie w formacie CSV nie jest możliwe lub właściwe, Dostawca udostępnia je w innym powszechnie używanym formacie wyłącznie w zakresie wymaganym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
6. Eksport nie obejmuje kodu źródłowego, wewnętrznych mechanizmów ReplyBasis, algorytmów, modeli, know-how, informacji dotyczących bezpieczeństwa, danych innych Klientów ani innych elementów stanowiących własność intelektualną lub tajemnicę przedsiębiorstwa Dostawcy.
7. Dostawca nie stosuje niedozwolonych prawem ograniczeń uniemożliwiających Klientowi zmianę dostawcy, jednak odpowiedzialność za faktyczne przeniesienie, import i uruchomienie danych w innym systemie ponosi Klient lub wybrany przez niego dostawca.
8. Dostawca może zaoferować dodatkowe usługi związane z przygotowaniem danych lub migracją, jednak wymagają one odrębnego uzgodnienia zakresu i wynagrodzenia i nie stanowią części standardowej Usługi ReplyBasis.

1. Po usunięciu Organizacji lub zakończeniu okresu przewidzianego na eksport Dane Klienta są usuwane z aktywnych systemów bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni, chyba że prawo wymaga ich dalszego przechowywania.
2. Kopie bezpieczeństwa są sukcesywnie nadpisywane zgodnie z cyklem backupów.
3. Dane usunięte z systemów aktywnych mogą pozostawać w zabezpieczonych kopiach bezpieczeństwa maksymalnie przez 90 dni, po czym są usuwane lub nadpisywane.
4. Dane znajdujące się wyłącznie w kopiach bezpieczeństwa nie są wykorzystywane do bieżącego świadczenia Usługi i mogą zostać odtworzone jedynie w związku z przywracaniem systemu, bezpieczeństwem lub obowiązkiem prawnym.
5. Dane księgowe i inne informacje wymagane przez prawo mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami niezależnie od usunięcia Organizacji.

1. Dostawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach wynikających z obowiązującego prawa i Regulaminu.
2. Dostawca nie odpowiada za problemy wynikające z okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności:
   1. awarii Usług Zewnętrznych;
   2. zmian lub ograniczeń zewnętrznego API;
   3. działania operatorów telekomunikacyjnych;
   4. awarii Internetu po stronie Klienta;
   5. nieprawidłowej konfiguracji wykonanej przez Klienta;
   6. ujawnienia przez Klienta danych dostępowych;
   7. działania Użytkowników;
   8. siły wyższej.
3. Dostawca nie odpowiada za treść wiadomości wysyłanych przez Klienta ani za decyzje biznesowe podejmowane na podstawie treści wygenerowanych przez AI.
4. W relacji z przedsiębiorcą, w najszerszym zakresie dopuszczonym przez prawo, Dostawca nie odpowiada za:
   1. utracone korzyści;
   2. utratę spodziewanych oszczędności;
   3. utratę renomy;
   4. szkody pośrednie.
5. Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Dostawcy wobec Klienta będącego przedsiębiorcą jest ograniczona do sumy opłat netto zapłaconych za Usługę przez tego Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
6. Powyższe ograniczenia nie mają zastosowania w zakresie, w którym ich zastosowanie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów, w szczególności w odniesieniu do szkody wyrządzonej umyślnie.
7. Jeżeli wskutek bezprawnego działania Klienta, jego Użytkownika, jego treści lub instrukcji wobec Dostawcy osoba trzecia skieruje uzasadnione roszczenie przeciwko Dostawcy, Klient współpracuje z Dostawcą przy wyjaśnieniu sprawy i odpowiada za szkodę w zakresie, w jakim wynika ona z okoliczności, za które odpowiada Klient.
8. Dostawca poinformuje Klienta o takim roszczeniu bez zbędnej zwłoki, o ile prawo tego nie zabrania.

1. Strona nie odpowiada za niewykonanie obowiązków spowodowane zdarzeniem pozostającym poza jej rozsądną kontrolą, którego skutkom nie można było rozsądnie zapobiec.
2. Za takie zdarzenia mogą zostać uznane w szczególności:
   1. klęski żywiołowe;
   2. wojna lub zamieszki;
   3. działania władz publicznych;
   4. rozległe awarie telekomunikacyjne lub energetyczne;
   5. poważne cyberataki, którym pomimo odpowiednich zabezpieczeń nie można było zapobiec;
   6. rozległe awarie infrastruktury dostawców kluczowych dla działania Usługi.
3. Strona dotknięta takim zdarzeniem podejmie rozsądne działania w celu ograniczenia jego skutków.

1. Reklamacje należy przesyłać na: hello@replybasis.com
2. Reklamacja powinna zawierać:
   1. dane Klienta lub Organizacji;
   2. opis problemu;
   3. datę jego wystąpienia;
   4. informacje potrzebne do jego odtworzenia.
3. Dostawca może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do rozpoznania reklamacji.
4. Reklamacja zostanie rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu 14 dni od jej otrzymania.
5. Odpowiedź zostanie przesłana drogą elektroniczną.

1. ReplyBasis jest rozwijany w sposób ciągły. Dostawca może dodawać, zmieniać lub usuwać funkcje w szczególności ze względów:
   1. technologicznych;
   2. bezpieczeństwa;
   3. prawnych;
   4. zmian w Usługach Zewnętrznych;
   5. rozwoju produktu.
2. Zmiany w trakcie opłaconego okresu nie powinny bez uzasadnionej przyczyny pozbawiać Klienta podstawowych funkcji stanowiących główny przedmiot kupionego Planu.
3. Dostawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności wskutek:
   1. zmiany prawa;
   2. zmiany Usługi;
   3. wprowadzenia nowych funkcji;
   4. zmian technologicznych;
   5. zmian Integracji;
   6. wymagań bezpieczeństwa;
   7. konieczności poprawienia lub doprecyzowania Regulaminu.
4. O istotnych zmianach Klient zostanie poinformowany co najmniej 14 dni wcześniej poprzez e-mail lub komunikat w aplikacji, chyba że natychmiastowa zmiana jest wymagana prawem albo bezpieczeństwem.
5. Zmiana Regulaminu nie podwyższa ceny już opłaconego okresu.
6. Jeżeli zmiana istotnie pogarsza sytuację Klienta, a nie wynika z prawa lub bezpieczeństwa, powinna co do zasady zacząć obowiązywać od kolejnego Okresu Rozliczeniowego.

1. Jeżeli bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa przyznają Klientowi będącemu osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą określone uprawnienia przysługujące konsumentowi, uprawnienia te stosują się w zakresie wynikającym z tych przepisów.
2. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają takich uprawnień w zakresie, w jakim ich wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

1. Do Umowy oraz wszelkich stosunków prawnych wynikających z korzystania z Usługi stosuje się prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie, jego załącznikach, Cenniku lub indywidualnych ustaleniach Stron zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego oraz bezpośrednio obowiązujące przepisy prawa Unii Europejskiej.
2. Spory z Klientem będącym przedsiębiorcą podlegają sądowi właściwemu dla siedziby Dostawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostała część Regulaminu pozostaje w mocy.
4. Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych, w odniesieniu do których Dostawca działa jako administrator.
5. W zakresie danych przetwarzanych przez Dostawcę w imieniu Klienta zastosowanie ma Załącznik nr 1.
6. Cennik lub indywidualna oferta określają cenę, Okres Rozliczeniowy, zakres Planu i jego limity.
7. Jeżeli Regulamin został udostępniony w kilku wersjach językowych, podstawą jego interpretacji jest wersja polska, o ile obowiązujące przepisy nie wymagają zastosowania innej zasady.

§1. Przedmiot

1. Niniejszy Załącznik stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
2. W odniesieniu do Danych Klienta Klient działa jako administrator danych lub podmiot przetwarzający, a Dostawca działa odpowiednio jako podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający.
3. DPA zostaje zawarta automatycznie wraz z zawarciem Umowy i nie wymaga podpisania osobnego dokumentu.
4. Powierzenie trwa tak długo, jak długo Dostawca przetwarza dane w imieniu Klienta.
5. Dostawca przetwarza dane wyłącznie w celu świadczenia ReplyBasis, zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta oraz w zakresie wymaganym prawem.
6. Regulamin, konfiguracja Organizacji oraz działania wykonywane przez upoważnionych Użytkowników stanowią udokumentowane polecenia Klienta.

§2. Zakres przetwarzania

Przetwarzanie może obejmować w szczególności:

• pobieranie wiadomości;
• przechowywanie korespondencji;
• prezentowanie jej Użytkownikom;
• wysyłanie wiadomości;
• obsługę załączników;
• wyszukiwanie;
• oznaczanie i przypisywanie rozmów;
• automatyzacje;
• tłumaczenie;
• działanie Asystenta AI;
• eksport;
• backup;
• zabezpieczenie i usuwanie danych.

Dane mogą dotyczyć: klientów i potencjalnych klientów Klienta, kontrahentów, osób kontaktujących się z Klientem, pracowników i współpracowników oraz innych osób pojawiających się w obsługiwanej komunikacji.

Dane mogą obejmować w szczególności: imię i nazwisko, login, adres e-mail, numer telefonu, adres, identyfikatory kont, zamówień i transakcji, treść wiadomości, historię komunikacji, dane zamówień, zwrotów i reklamacji, załączniki oraz inne informacje przekazane w treści komunikacji.

Usługa nie jest przeznaczona do systematycznego przetwarzania danych szczególnych kategorii. Jeżeli dane takie pojawią się w korespondencji, Klient odpowiada za posiadanie wymaganej podstawy prawnej do ich przetwarzania.

§3. Obowiązki Dostawcy

Dostawca:

1. przetwarza dane wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta;
2. zapewnia poufność osób mających dostęp do danych;
3. stosuje środki bezpieczeństwa opisane w Załączniku nr 2;
4. pomaga Klientowi, w rozsądnym zakresie, w realizacji praw osób, których dane dotyczą;
5. pomaga Klientowi przy wykonywaniu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych i konsultacji z organem nadzorczym – w zakresie wynikającym z charakteru Usługi i informacji dostępnych Dostawcy;
6. informuje Klienta, jeżeli jego polecenie w ocenie Dostawcy narusza przepisy dotyczące ochrony danych;
7. udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności przetwarzania z DPA.

§4. Naruszenia ochrony danych

1. Dostawca informuje Klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych Powierzonych.
2. Informacja będzie zawierała, w zakresie dostępnym Dostawcy, charakter zdarzenia, kategorie danych, możliwe skutki oraz zastosowane lub planowane działania ograniczające skutki.
3. Jeżeli wszystkie informacje nie są dostępne jednocześnie, mogą być przekazywane etapami.

§5. Subprocesorzy

1. Klient udziela Dostawcy ogólnej zgody na korzystanie z subprocesorów niezbędnych do świadczenia Usługi.
2. Dostawca korzysta wyłącznie z podmiotów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych i nakłada na nich obowiązki odpowiadające wymaganiom art. 28 RODO.
3. Aktualny wykaz subprocesorów znajduje się w Centrum Zaufania.
4. Dostawca poinformuje Klienta o planowanym dodaniu lub zastąpieniu subprocesora przed rozpoczęciem przez niego przetwarzania Danych Powierzonych.
5. W przypadkach wymagających pilnej zmiany ze względów bezpieczeństwa lub ciągłości Usługi informacja może zostać przekazana niezwłocznie po dokonaniu zmiany.
6. Klient może zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec nowego subprocesora z przyczyn dotyczących ochrony danych.
7. Strony podejmą rozsądne działania w celu rozwiązania problemu.
8. Jeżeli nie będzie to możliwe, Dostawca może wyłączyć funkcję wymagającą danego subprocesora albo Klient może zakończyć korzystanie z odpowiedniej części Usługi.

§6. Transfer poza EOG

1. Jeżeli Dane Powierzone są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Dostawca zapewnia odpowiedni mechanizm transferu wymagany przez prawo.
2. Może to obejmować w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny dopuszczalny prawnie mechanizm.
3. Aktualne informacje o lokalizacji przetwarzania znajdują się w Centrum Zaufania.

§7. Prawa osób

1. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwróci się bezpośrednio do Dostawcy w sprawie Danych Powierzonych, Dostawca co do zasady przekazuje żądanie Klientowi.
2. Dostawca nie podejmuje decyzji w imieniu Klienta dotyczących realizacji praw takiej osoby, chyba że został do tego wyraźnie upoważniony.
3. Dostawca zapewnia rozsądną pomoc techniczną pozwalającą Klientowi wykonać jego obowiązki.

§8. Audyty

1. Dostawca udostępnia Klientowi informacje racjonalnie wymagane do oceny zgodności z DPA.
2. W pierwszej kolejności odbywa się to poprzez dokumentację, informacje dostępne w Centrum Zaufania, odpowiedzi na uzasadnione pytania lub zdalną weryfikację.
3. Audyt na miejscu może zostać przeprowadzony, jeżeli wcześniejsze środki są niewystarczające lub wymaga tego przepis albo właściwy organ.
4. Audyt jest wcześniej uzgadniany, nie może nieuzasadnienie zakłócać działalności Dostawcy, nie może naruszać danych innych Klientów i powinien być ograniczony do informacji dotyczących danego Klienta.
5. O ile nie istnieje uzasadniona przyczyna, Klient może przeprowadzić nie więcej niż jeden audyt na 12 miesięcy.
6. Koszty ponadstandardowego audytu ponosi Klient, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie DPA przez Dostawcę.

§9. Zakończenie powierzenia

1. Po zakończeniu świadczenia Usługi Dostawca umożliwia Klientowi odzyskanie Danych Powierzonych zgodnie z Regulaminem.
2. Następnie dane są usuwane zgodnie z §15 Regulaminu.
3. Dostawca może zachować dane, jeżeli obowiązek ich dalszego przechowywania wynika z prawa.

Dostawca stosuje środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru Usługi i ryzyka związanego z przetwarzanymi danymi. Obejmują one w szczególności:

1. Kontrola dostępu

• dostęp do systemów jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków;
• stosowana jest zasada minimalnych niezbędnych uprawnień;
• uprawnienia są odbierane po ustaniu potrzeby dostępu;
• hasła Użytkowników nie są przechowywane w postaci jawnej.

2. Ochrona transmisji i danych dostępowych

• komunikacja z Usługą jest chroniona przy użyciu szyfrowanych połączeń;
• tokeny, klucze API i inne dane uwierzytelniające Integracji są chronione kryptograficznie;
• Dostawca ogranicza dostęp do sekretów systemowych do niezbędnego minimum.

3. Bezpieczeństwo infrastruktury

• kontrolę dostępu do infrastruktury;
• aktualizowanie oprogramowania;
• ograniczanie niepotrzebnych usług sieciowych;
• ochronę przed nieautoryzowanym dostępem;
• monitoring istotnych zdarzeń technicznych i bezpieczeństwa.

4. Kopie bezpieczeństwa i ciągłość działania

• Dostawca wykonuje kopie bezpieczeństwa danych wymaganych do odtworzenia Usługi;
• dostęp do kopii bezpieczeństwa jest ograniczony;
• Dostawca posiada procedury umożliwiające odtworzenie działania Usługi po istotnej awarii w zakresie adekwatnym do charakteru Usługi;
• kopie są nadpisywane zgodnie z cyklem retencji, nie później niż w terminie określonym w Regulaminie.

5. Poufność

• osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do poufności;
• dostęp do danych Klienta jest udzielany wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków;
• Dostawca stosuje odpowiednie procedury dotyczące nadawania i odbierania dostępu.

6. Reagowanie na incydenty

• identyfikację incydentu;
• ograniczenie jego skutków;
• zabezpieczenie systemu;
• ustalenie zakresu naruszenia;
• poinformowanie zainteresowanych stron, gdy jest to wymagane.

7. Rozwój oprogramowania

• Przy rozwoju ReplyBasis Dostawca uwzględnia ochronę danych i bezpieczeństwo na etapie projektowania oraz stosuje środki adekwatne do ryzyka wynikającego ze zmian w systemie.

8. Dostawcy zewnętrzni

• Przed powierzeniem przetwarzania Dostawca dokonuje oceny podmiotu zewnętrznego w zakresie odpowiednim do rodzaju przekazywanych danych i usługi.

9. Aktualizacja środków

• Środki bezpieczeństwa mogą być zmieniane wraz z rozwojem technologii i Usługi pod warunkiem, że ogólny poziom bezpieczeństwa nie zostanie nieuzasadnienie obniżony.

1. Dane eksportowalne

W zakresie, w którym znajdują się one w systemie ReplyBasis i pozostają pod kontrolą Klienta, eksport może obejmować w szczególności:

• rozmowy;
• wiadomości;
• kontakty;
• załączniki;
• tagi;
• notatki;
• przypisania;
• szablony odpowiedzi;
• podstawowe informacje o Użytkownikach;
• ustawienia Organizacji;
• dane statystyczne dotyczące Organizacji;
• konfiguracje automatyzacji w zakresie technicznie możliwym do przedstawienia w formacie eksportowym.

2. Dane niepodlegające eksportowi

Eksport nie obejmuje w szczególności:

• kodu źródłowego ReplyBasis;
• wewnętrznych mechanizmów bezpieczeństwa;
• wewnętrznych logów bezpieczeństwa niezwiązanych wyłącznie z Klientem;
• modeli, algorytmów i know-how Dostawcy;
• informacji naruszających prawa innych Klientów;
• danych znajdujących się wyłącznie u zewnętrznego operatora i niepozostających pod kontrolą ReplyBasis.

3. Format

1. Dane są udostępniane w powszechnie używanym, ustrukturyzowanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie odpowiednim dla danego rodzaju danych.
2. Dostawca może zmieniać format techniczny eksportu, zachowując możliwość praktycznego wykorzystania danych.

4. Proces zmiany dostawcy

Klient może rozpocząć proces poprzez:

• funkcję eksportu dostępną w aplikacji albo
• wiadomość na hello@replybasis.com.

Dostawca przekaże Klientowi informacje niezbędne do przeprowadzenia standardowego eksportu lub migracji.

5. Rejestr subprocesorów

1. Aktualny rejestr podmiotów przetwarzających Dane Powierzone w imieniu Dostawcy jest utrzymywany w Centrum Zaufania.
2. Dla każdego subprocesora rejestr zawiera co najmniej nazwę podmiotu, rodzaj świadczonej usługi, zakres lub cel przetwarzania, kraj lub region przetwarzania, o ile ma to znaczenie, oraz informację o mechanizmie transferu poza EOG, jeżeli występuje.
3. Operatorzy usług, z którymi Klient samodzielnie łączy swoje konto, nie są automatycznie traktowani jako subprocesorzy Dostawcy. Ich rola prawna zależy od sposobu działania konkretnej Integracji.

6. Lokalizacja danych i dostęp międzynarodowy

Centrum Zaufania zawiera aktualną informację o:

• jurysdykcji dotyczącej głównej infrastruktury przetwarzającej dane;
• lokalizacji przechowywania danych, jeżeli jest ona określona;
• stosowanych zabezpieczeniach dotyczących transferów poza EOG;
• ogólnych środkach służących ochronie danych przed niezgodnym z prawem dostępem organów państw trzecich.